グループセクレタリー

グループセクレタリーは、一人の上司に専属で付くのではなく、複数の役員や部門を秘書のチームで分担して担当する働き方です。外資系企業や大手企業で採られることが多い体制です。

実際に何をするのか

チームで受けた依頼を、その日の状況に応じて分担します。特定の役員に固定で付くのではないため、誰の予定でも扱えるように情報を共有しておくことが前提になります。

日程調整、出張手配、来客対応、資料作成といった業務の種類は専属秘書と大きく変わりません。違うのは、担当が入れ替わっても同じ品質で対応できるよう、手順と記録を揃えておく必要があることです。個人のやり方に閉じた進め方は、この体制では機能しません。

専属秘書とどちらが向くか

どちらが良いかではなく、得られるものが違います。

	グループセクレタリー	専属秘書
休暇	相互に代理できるため取りやすい	代理が立てにくい
業務の波	チーム内でならせる	担当役員の繁忙に直結する
関係の深さ	広く浅くなりやすい	一人と長く深く築ける
評価	チームの成果として見られやすい	個人の貢献が見えやすい

「上司の右腕になりたい」という動機なら専属、「働き方を安定させたい」ならグループ、という分かれ方をします。求人票の職種名だけでは判別できないため、面接で体制を確認する価値があります。

求人・仕事選びでの見方

確認したいのは次の3点です。

• 何人の役員を何人の秘書で見るか。比率が一人あたりの負荷を決めます
• 担当の決まり方。完全に流動的か、緩やかに主担当があるか
• 情報共有の仕組み。口頭引き継ぎに頼る職場では、休むほど負担が増えます

3つ目が整っていない「名ばかりのグループ体制」だと、休暇の取りやすさという利点が消えます。